Mahnung Vorlage Schweiz: richtig mahnen in vier Stufen
Eine unbezahlte Rechnung ist meist ein Versehen. Ein klarer, freundlicher Ablauf hilft – und ein paar rechtliche Punkte sollten Sie kennen.
Aktualisiert: 9. November 2026
Der übliche Ablauf
- Zahlungserinnerung – freundlich, kurz nach Ablauf der Frist
- 1. Mahnung – sachlich, mit neuer Frist
- 2. Mahnung – bestimmter, mit Hinweis auf Verzugszins
- Letzte Mahnung – letzte Frist und Ankündigung der Betreibung
Das Gesetz schreibt keine bestimmte Anzahl Mahnungen vor. Eine Betreibung kann sogar ohne vorherige Mahnung eingeleitet werden (SchKG). Die Stufen sind bewährte Praxis und zeigen, dass Sie fair vorgegangen sind.
Immer ein konkretes Datum als Frist
Schreiben Sie «zahlbar bis 07.01.2027» statt «innert 10 Tagen». Das ist eindeutig und erleichtert spätere Schritte. Üblich sind 10 bis 30 Tage pro Stufe.
Verzug und Verzugszins
Der Schuldner kommt in der Regel mit der Mahnung in Verzug – oder schon mit Ablauf eines fest vereinbarten Verfalltags (Art. 102 OR). Ab dann schuldet er Verzugszins von 5 % pro Jahr, wenn nichts anderes vereinbart ist (Art. 104 Abs. 1 OR). Zinseszinsen auf Verzugszinsen sind nicht erlaubt (Art. 105 Abs. 3 OR). Ein Rechenbeispiel finden Sie im Verzugszins-Ratgeber.
Mahngebühren nur, wenn vereinbart
Das Gesetz sieht keine Mahngebühren vor. Verlangen Sie sie nur, wenn sie vorher vereinbart wurden, zum Beispiel in Ihren AGB oder in der Offerte. Unsere Vorlagen setzen die Gebühr standardmässig auf 0.
Textbaustein: Zahlungserinnerung
Bei der Durchsicht unserer Buchhaltung haben wir festgestellt, dass die folgende Rechnung noch offen ist. Vermutlich ist sie in der Hektik untergegangen. Wir bitten Sie, den offenen Betrag bis zum [Datum] zu begleichen. Sollte sich Ihre Zahlung mit diesem Schreiben gekreuzt haben, betrachten Sie es bitte als gegenstandslos.
Die Vorlagen
Gratis: Zahlungserinnerung für Word und Excel. In Pro: alle vier Stufen in Word, eine Excel-Mahnung mit wählbarer Stufe und automatischem Verzugszins sowie ein Debitoren-Tracker, der den nächsten Mahnschritt und das Datum vorschlägt. Legen Sie jeder Mahnung wieder einen QR-Zahlteil bei – gratis mit dem QR Einzahlungsschein Kit.
Vorlage gratis herunterladen
Rechnung (Excel/Sheets + Word), Zahlungserinnerung und Checkliste – Deutsch und Französisch.
Häufige Fragen
Wie viele Mahnungen braucht es vor der Betreibung?
Keine bestimmte Anzahl. Die Betreibung setzt keine Mahnung voraus; üblich sind trotzdem zwei bis drei Stufen.
Darf ich Mahngebühren verlangen?
Nur wenn sie vorher vereinbart wurden, z. B. in den AGB. Der gesetzliche Verzugszins von 5 % gilt auch ohne Vereinbarung.
Ab wann läuft der Verzugszins?
Ab Verzug: in der Regel ab der Mahnung oder ab einem fest vereinbarten Verfalltag (Art. 102 OR).
Quellen
Vorlagen ohne Gewähr. Keine Rechts- oder Steuerberatung. Prüfen Sie Ihren Fall mit der ESTV oder einer Treuhänderin / einem Treuhänder.